SOPHOS BIOTECH S.R.L.

1. Premessa

Il Codice Etico di Sophos Biotech S.r.l. individua i valori aziendali, evidenziando l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità di tutti coloro che, a qualsiasi titolo, operano nella Società o con essa collaborano quali ad esempio i soci ed i loro rappresentanti, i componenti degli organi sociali, i dipendenti, i consulenti, gli agenti, nei confronti di loro stessi, dei partner esterni, dei clienti, dei fornitori, della pubblica amministrazione, dei pubblici dipendenti e, più in generale, di tutti i soggetti esterni legati da un rapporto di collaborazione o di interesse con la Società.

L’adozione del presente Codice da parte dell’Organo Amministrativo di Sophos Biotech S.r.l. è espressione di un contesto aziendale ove primario obiettivo è quello di soddisfare, nel migliore dei modi, le aspettative degli interlocutori della Società, mirando a realizzare un elevato standard di professionalità e a vietare quei comportamenti che si pongono in contrasto, non solo con le disposizioni normative di volta in volta rilevanti, ma anche con i valori che Sophos Biotech S.r.l. intende promuovere.

Questo Codice, la cui applicazione verrà estesa a tutte le società eventualmente controllate da Sophos Biotech S.r.l., costituisce parte integrante del “Modello di organizzazione, gestione e controllo” previsto dall’art. 6 del Decreto Legislativo 231/2001 in materia di “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche”.

L’osservanza del Codice Etico è affidata indistintamente a tutti i collaboratori della società, quali ad esempio i soci ed i loro rappresentanti, i componenti degli organi sociali, i dipendenti, i consulenti, gli agenti.

2. I valori di Sophos Biotech S.r.l.

2.1. Tutela della salute dei consumatori dei propri prodotti.
2.2. Tutela della dignità della persona.
2.3. Equità ed uguaglianza.
2.4. Comportamento eticamente corretto e conforme alle leggi, guidato dal senso del dovere.
2.5. Senso di appartenenza alla squadra Sophos Biotech S.r.l., estraneo alle personalizzazioni ed agli orientamenti particolari.
2.6. Lealtà alla società ed ai suoi interessi anche di medio periodo.
2.7. Riservatezza delle informazioni.
2.8. Rispetto degli interessi di ogni interlocutore.
2.9. Professionalità.
2.10. Protezione della salute, della sicurezza e dell’ambiente.

Il Codice Etico si applica a tutte le attività aziendali e costituisce punto di riferimento per tutte le strutture della Società e per tutte le Controllate.

Sophos Biotech S.r.l. cura la diffusione delle disposizioni contenute nel presente Codice, affinché tutti coloro che intrattengano rapporti con l’azienda conoscano questi standard, ne comprendano contenuti e finalità e favoriscano la loro applicazione da parte dei collaboratori interni.

3. Norme e standard di comportamento
3.1. Criteri guida nelle politiche verso i collaboratori
Sophos Biotech S.r.l.
 è impegnata ad offrire pari opportunità di lavoro senza distinzioni basate su etnia, religione, opinioni, nazionalità, sesso, condizioni fisiche, età, condizioni sociali;
 promuove e protegge la salute dei propri collaboratori;
 cura la formazione tecnica, professionale, manageriale ed umana dei propri collaboratori e si aspetta che essi assumano un atteggiamento proattivo in materia.
3.2. Criteri guida per i collaboratori
3.2.1. Principi fondamentali

I collaboratori sono tenuti all’esecuzione delle direttive ricevute quando queste siano emanate da un soggetto che, alla luce della struttura organizzativa adottata, ne abbia il potere, mettendo in atto le disposizioni del presente Codice Etico.
La conformità dei comportamenti alla legge è un requisito inderogabile per la Società e per tutti i suoi collaboratori.
Ogni collaboratore deve essere a conoscenza delle implicazioni di legge relative alla sua attività; tale conoscenza rappresenta una componente inderogabile della professionalità tecnica.
Il comportamento dei collaboratori nei rapporti con i terzi, oltre che ad essere in sintonia con le politiche aziendali di volta in volta rilevanti, deve essere improntato al pieno rispetto delle disposizioni del presente Codice Etico.
Il comportamento dei collaboratori nei rapporti interni, oltre che ad essere in sintonia con le politiche aziendali, deve fondarsi su principi di collaborazione, responsabilità, trasparenza, professionalità e diligenza non derogabili dalla struttura gerarchica.
Laddove la coerenza tra le norme di diligenza professionale e di legge non sia di immediata comprensione, verranno in rilievo capacità di giudizio e buon senso; ogni collaboratore si consulterà e riceverà consigli ed indicazioni dai rispettivi responsabili, con l’eventuale supporto di consulenze legali.
3.2.2. Conflitto di interessi
I collaboratori devono informare in modo adeguato i terzi del contenuto delle disposizioni del Codice Etico di volta in volta rilevanti al fine di esigere il rispetto del proprio comportamento.
I collaboratori devono evitare situazioni che possano creare conflitti di interesse, sia reali che potenziali, tra attività personali e aziendali; pertanto trasparenza, fiducia ed integrità sono valori che devono essere rispettati. Nessun collaboratore di Sophos Biotech S.r.l. può procurarsi vantaggi personali in relazione all’attività esplicata per conto della Società.

Laddove possano sorgere situazioni di potenziale conflitto, fondamentale sarà la comunicazione tra il collaboratore e la Direzione della Società al fine della loro risoluzione.
3.2.3. Uso e tutela delle informazioni aziendali

La riservatezza delle informazioni è un bene che la Società tutela anche attraverso i propri collaboratori: ogni informazione ottenuta da un collaboratore in relazione alla propria attività è di proprietà di Sophos Biotech S.r.l.
I dati che riguardano le persone verranno trattati nel rispetto delle disposizioni di legge e della normativa sulla Privacy.

I collaboratori che vengano a conoscenza di informazioni non di pubblico dominio, anche attraverso gli strumenti di tutela dei terzi (secrecy agreements), devono usare la massima cautela e cura nel loro utilizzo evitandone la divulgazione a persone non autorizzate, sia all’interno che all’esterno dell’azienda.

Per informazioni riservate si intendono, a mero titolo esemplificativo: le informazioni tecniche relative a proprietà intellettuale e know-how, prodotti e procedure; i programmi d’acquisto; le vendite ed i programmi di vendita; i costi, i prezzi e le politiche di sconto alla clientela; le attività di marketing o di servizio; le attività e le situazioni finanziarie; il contenuto dei contratti e delle partnership con i terzi e le attività finalizzate ad operazioni straordinarie (acquisizioni, fusioni, ecc.).

Le informazioni riservate possono essere scambiate con terzi dopo che siano stati resi esecutivi gli strumenti di tutela degli interessi della società (secrecy agreements) in conformità alle procedure aziendali rilevanti ed approntando opportuni mezzi di tutela della confidenzialità con università, istituti di ricerca pubblici e privati, enti ospedalieri pubblici e privati. In tale contesto Sophos Biotech S.r.l. rispetta le prerogative accademiche dei suoi partner di ricerca e sviluppo di nuovi prodotti, così come l’esigenza dei ricercatori di veder pubblicati i risultati dei loro studi, fatta salva la tutela della proprietà intellettuale.
Il trattamento informatico dei dati è sottoposto ai controlli di sicurezza necessari a salvaguardare la Società da indebiti intrusioni ed usi illeciti. La distruzione dei supporti materiali ed elettronici delle informazioni deve avvenire nel rispetto delle procedure che regolano la materia e nei limiti previsti dalla legge.

3.2.4. Registrazioni, scritture contabili ed illeciti in materia societaria

Tutte le transazioni e le operazioni della Società devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione, di svolgimento e di controllo.

Ogni operazione deve avere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere in qualsiasi momento all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione stessa ed individuino i soggetti che hanno autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione medesima.

Le scritture contabili (cioè tutte le documentazioni che accertano numericamente e/o quantitativamente fatti gestionali) devono essere tenute in maniera accurata, completa e tempestiva nel rispetto delle procedure aziendali in materia di contabilità, allo scopo di eseguire una fedele rappresentazione della situazione patrimoniale e finanziaria e dell’attività di gestione.

A tal fine, tutti i collaboratori coinvolti nelle scritture contabili devono assicurare – al di là delle richieste ricevute - la massima collaborazione, la completezza e la chiarezza delle informazioni fornite, nonché l’accuratezza dei dati forniti e delle elaborazioni.

È fatto espresso divieto di impedire od ostacolare, attraverso l’occultamento di documenti, l’omissione di informazioni rilevanti od altri idonei artifici, lo svolgimento delle attività di controllo o di revisione legalmente attribuite ai soci, ad altri organi societari, all’Organismo di vigilanza, alle società di revisione ed ai vertici della struttura.

È fatto divieto di porre in essere una condotta simulata o fraudolenta finalizzata ad indirizzare l’assemblea dei soci e gli altri organi sociali su decisioni a favore di sé o di altri portatori di interessi estranei alla società.
Parimenti è espressamente vietata la condotta:
 di diffondere notizie false,
 di rappresentare capziosamente la realtà aziendale,
 di rappresentare capziosamente i collaboratori che operano in Sophos Biotech S.r.l.
 di porre in atto operazioni simulate o qualsiasi altro artificio concretamente idoneo a provocare comportamenti direzionali distorti o favorevoli a sé.

È fatto altresì divieto di esporre alle autorità pubbliche di vigilanza, nelle comunicazioni previste in base alla legge ed al fine di ostacolare l’esercizio delle funzioni di vigilanza, fatti materiali non rispondenti al vero, ancorché oggetto di valutazione, ovvero di occultare con altri mezzi fraudolenti fatti che avrebbero dovuto essere comunicati. Infine non si può, in qualsiasi forma, ostacolare le funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza ovvero dell’Organismo di controllo.
3.2.5. Rapporti con la Pubblica Amministrazione, organizzazioni politiche e sindacali
I rapporti con le Istituzioni Pubbliche (pubblica amministrazione, organizzazioni politiche e sindacali) saranno tenuti solo dalle funzioni a ciò autorizzate. Essi devono essere uniformati a principi di diligenza, trasparenza ed onestà.

I collaboratori di Sopohos Biotech S.r.l. devono tenere un comportamento ispirato alla massima correttezza ed integrità nei rapporti con dipendenti, collaboratori e rappresentanti delle Istituzioni Pubbliche.

Spese di rappresentanza ed omaggi nei confronti di pubblici dipendenti, collaboratori e funzionari delle Istituzioni Pubbliche, sempre di modico valore, devono essere conformi alle procedure generali della Società in ordine alle spese, oltre che alle leggi e norme degli enti pubblici coinvolti.

Non è comunque consentito offrire denaro o doni o favori sostanziati in qualsiasi modalità, a dirigenti, funzionari, dipendenti o collaboratori in genere delle Istituzioni Pubbliche o a loro parenti o a terzi comunque collegati, sia italiani che di altri paesi, salvo che si tratti di doni o utilità d’uso di modico valore.
Si proibisce di offrire o di accettare qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con le Istituzioni Pubbliche. Nel caso specifico della attuazione di una gara con la Pubblica Amministrazione si dovrà operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale.

Se Sophos Biotech S.r.l. usa un consulente o un soggetto terzo per essere rappresentato nei rapporti con le Istituzioni Pubbliche oppure se opera nell’ambito di accordi, partnership, consorzi, ecc. per partecipare in forma collettiva a bandi o gare della Pubblica Amministrazione, nei confronti di tali soggetti terzi si applicano le stesse direttive del presente Codice Etico impartite ai collaboratori della Società.

Sophos Biotech S.r.l. non dovrà farsi rappresentare nei rapporti con le Istituzioni Pubbliche da un soggetto terzo quando si possano creare conflitti di interesse.
Le norme che recepiscono i contenuti di convenzioni internazionali nelle singole legislazioni nazionali devono essere strettamente osservate.
Le norme sopra menzionate non possono essere eluse neppure attraverso terzi.
Le azioni condotte verso le Istituzioni Pubbliche devono essere documentate ai sensi del precedente punto 3.2.4.
3.2.6. Rapporti con gli operatori sanitari

Sophos Biotech S.r.l. adotta il Codice deontologico di Farmindustria allegato al presente Codice Etico.
I collaboratori della Società conformano il loro comportamento ad esso ed alle eventuali altre norme specifiche che la Società dovesse adottare al riguardo.
3.2.7. Rapporti con la stampa e con gli altri mezzi di comunicazione di massa.

La Società ha individuato apposite funzioni dedicate alla tenuta in modo accurato ed omogeneo dei rapporti con i mass media, secondo quanto previsto da specifiche disposizioni aziendali.

I collaboratori devono astenersi dal rilasciare a rappresentanti della stampa o di altri mezzi di comunicazione ed a qualsiasi terzo dichiarazioni o interviste o in ogni caso lasciar trapelare notizie riguardanti l’azienda.
3.2.8. Rapporti con clienti, fornitori, partner e terzi in genere

La scelta dei clienti, fornitori, partner e terzi in genere e la messa in atto di contratti e di rapporti operativi specifici sono effettuate dalle apposite funzioni aziendali in base a valutazioni obiettive circa la competitività, la qualità, l’economicità, l’integrità.
Ad essi si applicano, con gli adattamenti derivati dalla diversa natura giuridica dei soggetti, le disposizioni indicate nel punto 3.2.5. “Rapporti con la Pubblica Amministrazione, organizzazioni politiche e sindacali”.

3.2.9. Sanzioni
L’insieme delle regole previste dal presente Codice Etico è parte integrante delle condizioni che regolano i rapporti di lavoro in Sophos Biotech S.r.l. e nelle società controllate: esse sono espressione del comportamento che il dipendente è tenuto ad osservare, in virtù delle leggi civili e penali e delle norme amministrative vigenti e degli obblighi previsti dalla contrattazione collettiva.
Sophos Biotech S.r.l. si riserva di valutare sotto il profilo disciplinare comportamenti contrari alle direttive contenute nel presente Codice Etico.

4. Concorrenza
Sophos Biotech S.r.l. considera la concorrenza un bene da tutelare e cura l’osservanza delle disposizioni di legge in materia di tutela del mercato.

Le intese tra imprese e comunque tutte le situazioni che possano avere effetto distorsivo sulla concorrenza, in particolare gli accordi che contengano clausole di esclusività, vincoli alla determinazione dei prezzi, restrizioni territoriali sono soggette alla legislazione nazionale ed europea antitrust. La verifica di esperti legali deve essere richiesta preventivamente in ogni caso di potenziale conflitto con le norme nazionali ed europee antitrust.

5. Controllo interno – Organismo di vigilanza

La responsabilità del corretto svolgimento del sistema di controllo interno compete al consiglio di amministrazione o comunque all’organo amministrativo, che provvede a fissarne le linee di indirizzo ed a verificarne periodicamente l’adeguatezza e l’effettivo funzionamento, assicurandosi, anche avvalendosi di consulenze esterne ovvero di programmi speciali di verifica, che i principali rischi aziendali, anche in tema di violazione del Codice etico, vengano identificati e gestiti idoneamente.

Il Presidente di Sophos Biotech S.r.l, con l’assistenza del Direttore generale, se la figura sarà istituita nella società, ha il compito di dare attuazione agli indirizzi formulati dal consiglio di amministrazione mediante la progettazione, la gestione ed il monitoraggio (effettuato congiuntamente al Direttore generale) del sistema di controllo interno, anche mediante la predisposizione di speciali programmi di verifica; egli nomina inoltre, i Componenti dell’Organismo di Vigilanza cui sono demandati i compiti di attuazione e controllo del codice etico e funzioni di audit.
Nel caso in cui la Società sia amministrata da un Amministratore unico a quest’ultimo competeranno i suddetti compiti e poteri di nomina.

All’organismo di vigilanza, anche in ossequio di quanto disposto dal D.Lgs. n. 231/2001, sarà assicurata l’idoneità e la sufficienza dei mezzi a disposizione per lo svolgimento delle attività di competenza.

L’Organismo di vigilanza di Sophos Biotech S.r.l non dipende gerarchicamente da alcun responsabile di aree operative, coordina funzionalmente le attività preposte al controllo interno e riferisce regolarmente del proprio operato al Presidente o, se il caso, all’Amministratore unico (ovvero a persona da questi ultimi delegate) e – ove necessario - al collegio sindacale.

L’Organismo di vigilanza svolgerà le proprie funzioni anche con riferimento alle società controllate da Sophos Biotech S.r.l..

5.1 Compiti dell’Organismo di vigilanza in materia di attuazione e controllo del codice etico

In materia di codice etico, competono all’Organismo di vigilanza, che deve essere dotato di idonei flussi informativi, di autonomi poteri di iniziativa e di indagine, i seguenti compiti:
- verificare l'applicazione e il rispetto del codice etico attraverso l'attività di ethical auditing, che consiste nell'accertare e promuovere il miglioramento continuo dell'etica nell'ambito di Sophos Biotech S.r.l. attraverso un'analisi e una valutazione dei processi di controllo dei rischi etici;
- monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del codice etico; in particolare: garantire lo sviluppo delle attività di comunicazione e formazione etica;
- partecipare alla predisposizione di tutte le cautele e procedure operative, nonché alla redazione delle direttive od atti regolamentari volti a scongiurare il rischio di violazione delle norme contenute nel codice etico;
- ricevere e analizzare le segnalazioni di violazione del codice etico;
- prendere decisioni in materia di significative violazioni del codice etico;
- trasmettere le decisioni prese, corredate da specifica motivazione, al Consiglio di amministrazione della Società ovvero all’Amministratore unico;
- esprimere pareri con riguardo a problematiche o a temi di natura etica che possono insorgere nell’ambito delle decisioni, delle politiche e delle procedure aziendali , allo scopo di garantirne la coerenza con il codice etico;
- formulare proposte per provvedere alla revisione periodica del codice etico.
- valutare i progetti ed i piani di comunicazione e formazione etica;
Nello svolgimento dei suoi compiti l’Organismo di vigilanza:
- potrà accedere alla documentazione aziendale;
- potrà servirsi degli strumenti, dei beni e degli spazi aziendali;
- potrà – informando il CdA - effettuare sopralluoghi ed ispezioni nelle varie sedi ed uffici;
- potrà chiedere la collaborazione di dipendenti, collaboratori e Funzioni aziendali che saranno tenuti a fornire scrupolose informazioni e dati veritieri, completi e chiari;
- potrà, per quanto non previsto nel Codice, redigere un regolamento per l’autodisciplina del proprio funzionamento che dovrà essere ratificato dal C. d. A.
-
Nelle more della costituzione dell’Organismo di vigilanza, l’Organo amministrativo di Sophos Biotech S.r.l. potrà nominare un Responsabile cui demandare i compiti di attuazione e controllo in materia di Codice etico.

6. Comunicazione e formazione

Il codice etico è portato a conoscenza degli interlocutori interni ed esterni, mediante apposite attività di comunicazione (per esempio, la consegna a tutti i collaboratori di copia del Codice, sezioni dedicate nell’intranet aziendale, inserimento di una nota informativa dell’adozione del Codice in tutti i contratti, riferimenti nei depliant e nel materiale divulgativo- informativo della Società).

Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del codice etico a tutti i collaboratori di Sophos Biotech S.r.l., il management della società predispone e realizza, anche in base alle indicazioni e alle direttive dell’Organismo di vigilanza, un piano di formazione volto a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche oltreché delle norme dell’ordinamento coinvolte dalla specifica azione societaria.

Le iniziative di formazione sono differenziate secondo il ruolo e la responsabilità dei collaboratori; per i neoassunti è previsto un apposito programma formativo che illustra i contenuti del codice di cui è richiesta l'osservanza.

7. Segnalazioni degli interlocutori
Sophos Biortech provvede a stabilire per ogni tipologia di interlocutore dei canali appropriati di comunicazione attraverso cui poter rivolgere le proprie segnalazioni (es.: responsabili del rapporto con le associazioni dei consumatori, con i fornitori, col personale, call center per i clienti, ecc.).

In alternativa, tutti gli interlocutori di Sophos Biotech S.r.l. possono segnalare, per iscritto e in forma non anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del codice etico all’Organismo di vigilanza della società che provvede ad un'analisi della segnalazione, ascoltando eventualmente l'autore e il responsabile della presunta violazione.

Nello svolgimento di tali funzioni Sophos Biotech s.r.l. agisce in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di essere una forma di discriminazione o penalizzazione (ad esempio, per i fornitori: interruzione dei rapporti di affari, per i dipendenti: mancata promozione, ecc.). È inoltre assicurata la riservatezza dell'identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.

8. Violazioni del codice etico

L’Organismo di vigilanza di Sophos Biotech S.r.l.. comunica le violazioni del codice etico, emerse e verificate in conseguenza delle segnalazioni degli interlocutori o dell'attività di ethical auditing, all’Presidente ovvero all’Amministratore unico (o a persone da loro delegate), ovvero, nel caso la società sia amministrata da un organo collegiale e la violazione sia particolarmente grave, direttamente al C.d. A..

Tali comunicazioni dell’Organismo di vigilanza devono essere fatte per iscritto, devono contenere i suggerimenti ritenuti necessari, e, nel caso venga sollecitata l’adozione di conseguenti provvedimenti disciplinari, sanzionatori, direttivi o deliberativi, la comunicazione deve essere corredata da specifica ed approfondita motivazione.
Le competenti funzioni aziendali, attivate dal Presidente ovvero dalla persona da lui delegata, definiscono i provvedimenti, ne curano l'attuazione, e riferiscono l'esito all’Organismo di Vigilanza.

I Dipendenti ed i collaboratori sono tenuti all’osservanza delle norme di comportamento recate dal Codice etico, esse costituiscono parte integrante e sostanziale dei doveri contrattuali che fanno capo al lavoratore, pertanto la loro violazione è considerata dalla Società inadempimento contrattuale sanzionabile disciplinarmente alla stregua di quanto previsto dalle procedure del Contratto collettivo applicato e della L. n 300/1970 .

Le violazioni più gravi alle norme comportamentali recate dal codice etico legittimano anche il ricorso, da parte della Società, alla sanzione del licenziamento disciplinare.

Anche le consapevoli violazioni del Codice etico operate da altri Interlocutori (informati) della Società, che intrattengano con quest’ultima rapporti giuridici, sono considerate inadempimento contrattuale, con la conseguenza che Sophos Biotech S.r.l potrà attivarsi per portare a conclusione il rapporto od il contratto in parola conformemente a quanto previsto dall’ordinamento, azionando – ove il caso - rimedi di natura contrattuale o extracontrattuale.
NOTA: Le segnalazioni possono essere inviate con la seguente modalità:
- e-mail: info@sophosbiotech.com;

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